„Мундус Сървисиз“ АД е фасилити мениджмънт компания, която обслужва голям брой бизнес клиенти и генерира значителен обем от счетоводни документи на месечна база. Дълго време процесът по издаване и изпращане на фактури се е извършвал ръчно – всяка фактура се е подготвяла, експортирала и изпращала по имейл индивидуално, което създава допълнително оперативно натоварване и предпоставки за грешки.
В рамките на системата ERP.net, внедрена и поддържана от Smart Business Soft, беше въведен клиентски център – специализиран уеб портал, през който клиентите на Мундус Сървисиз могат да получават своите документи бързо, лесно и по всяко време. При издаване на нова фактура, клиентът автоматично получава имейл с линк към документа. Ако вече е регистриран в клиентския център, достъпът до фактурата е директен и системата регистрира кой, кога и кой документ е свалил. Това осигурява висока степен на прозрачност и възможност за проследимост.
Мундус Сървисиз има възможност да конфигурира индивидуално начина, по който различните клиенти получават своите документи – автоматично през портала, ръчно или по специфични изисквания. Допълнително могат да се прикачват и други файлове към фактурата – например протоколи за извършени дейности, като се определят права на достъп според типа на документа.
Въвеждането на клиентския център доведе до съществени подобрения в организацията на документооборота и комуникацията с клиентите. Клиентите на Мундус Сървисиз разполагат с постоянен достъп до фактури, справки за плащания, информация за задължения и история на издадените документи, а самата компания значително подобри събираемостта и проследимостта на плащанията.